initiatiefbegeleiders
vliegende start
Bewoners, bedrijven, verenigingen en instellingen, zij vormen die Woerdense samenlevingdie centraal staat in ons handelen. Een krachtige samenleving van waaruit veel waardevolle initiatieven komen, aldus het collegeprogramma in Woerden. Wij geven vertrouwen en leggen verbindingen, met en tussen initiatiefnemers en potentiële partners, die we als gemeente waarderen, faciliteren en laten meedenken. College en ambtelijke organisatie willen mogelijk maken: Woerden zegt: "Ja, tenzij..."
In maart 2016 start een team van initiatiefbegeleiders die de interactie tussen inwoners en gemeente gaan versterken. Initiatiefbegeleiders ondersteunen collega's wanneer zij inwoners bij gemeentelijk beleid en inwoners wanneer zij de gemeente bij hun initiatief willen betrekken. Het is een nieuwe functie van vier uur per week, waarvoor intern wordt geworven.
Op 17 maart komt het team voor een vliegende start bijeen. In de middag verzorg ik een workshop waarin de initiatiefbegeleiders samen twee routes ontwikkelen voor het van-binnen-naar-buiten begeleiden van gemeente-initiatieven en het van-buiten-naar-binnen begeleiden van bewonersinitiatieven.
Woerden zegt: “Ja, tenzij …”
Pilotteam brengt veranderingen op gang
Het is 17 maart 2016 als acht initiatiefbegeleiders, een projectmedewerker, een senior communicatieadviseur en een projectleider bij elkaar komen in De Hooiberg bij Boer Bert. In de maanden daarvoor is hard gewerkt aan de nota 'Woerden zegt: “Ja, tenzij …”' waarmee de Gemeenteraad inmiddels heeft ingestemd. Woerden zet 'de inwoner voorop!' en wil de slag maken naar een inwonersgerichte ambtelijke organisatie. Het team van initiatiefbegeleiders maakt een vliegende start: doorgaan op eerdere incidentele ervaringen in een zich professionaliserend team. Ik begeleid die dag waarop zij met elkaar twee begeleidingsroutes ontwikkelen. Eén voor collega's die het initiatief nemen om inwoners vanaf het begin bij hun dossier of project te betrekken. En een tweede route voor hoe zij inwonersinitiatieven ondersteunen wanneer zij 'de' gemeente bij hun initiatief willen betrekken.
Initiatiefbegeleiders als verbinders
Achteraf gezien zegt projectleider Bas van Hell is er die dag nog iets veel belangrijkers gebeurd: “We kwamen uit verschillende delen van de organisatie en kenden elkaar nauwelijks. Op die dag zijn we dezelfde taal gaan spreken. En hebben we afgesproken dat we ervaring gaan opdoen en dat we in ons teamoverleg de tijd nemen om te verkennen, te evalueren en te leren.” Initiatiefbegeleiders nemen noch het werk van collega's noch het initiatief van bewoners over. Zij verbinden hen en begeleiden het proces van elkaar en elkaars taal leren kennen. Zij begeleiden ambtenaren en inwoners mogelijke minder goede ervaringen achter zich te laten en op zoek te gaan naar wat zij voor elkaar kunnen betekenen.
Inmiddels is het een half jaar later. Het team heeft vele initiatieven van-binnen-naar-buiten en van-buiten-naar-binnen begeleid. Het is natuurlijk niet altijd even soepel gegaan. Toch resulteerde het altijd in een beter samenwerken van ambtenaren en inwoners, van gemeente en samenleving.
Programma organisatieontwikkeling als cultuurversneller
Op het stadhuis is iedereen tevreden over de resultaten op projectniveau, in concrete situaties. “Bij meerdere teams begint het idee van 'de bewoner voorop!' in de haarvaten te komen. Van een algehele cultuurverandering is echter nog geen sprake.” aldus Bas van Hell. Deze cultuurverandering versnellen vraagt extra impulsen. Dit gaat gebeuren door 'Woerden zegt: “Ja, tenzij …”' onderdeel te maken van een breder programma van organisatieontwikkeling waartoe de gemeentesecretaris heeft besloten. Woerden wil toe naar een ambtelijke organisatie die met-net-een-stapje-meer zowel bestuurders als inwoners verrast.
Wijkcoördinatoren als veranderaars
Tegelijkertijd verkent het team van initiatiefbegeleiders mogelijkheden om de functie van initiatiefbegeleider een formele positie in de organisatie te geven. De gedachten gaan uit naar wijkcoördinatoren. Er is namelijk behoefte aan meer verbinding met de wijken en 'weten wat er leeft'. Bas van Hell: “Belangrijk daarbij is dat ook deze wijkcoördinatoren geen doorgeefluik worden maar een verbindende rol blijven vervullen. Als veranderaars zorgen ze ervoor dat ambtenaren en bewoners al samenwerkend tot nieuwe vormen van samenwerken komen."